本記事では、中小企業の経営者が知っておくべき業務改善の視点「ECRS」について、DX専門の中小企業診断士がわかりやすく解説いたします。
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目次は以下の通りです。
- 業務改善の視点「ECRS」とは？
- ECRSの内容
- ECRSを活用する上での注意点
- まとめ
それでは、本編に行きましょう！
１．業務改善の視点「ECRS」とは？
ECRS（イクルス）とは、業務改善の4つの視点を表す言葉です。Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（再配置）、Simplify（単純化）の頭文字をとったものです。
業務改善そのものも、ECRSの名前の通り「Eliminate（排除）→Combine（結合）→Rearrange（再配置）→Simplify（単純化）」の順序で検討するのが一般的です。
２．ECRSの内容
ECRSの具体的内容をそれぞれ見ていきましょう。
・Eliminate（排除）
Eliminate（排除）は、無駄なプロセス・業務をなくすことです。例えば、毎月報告書を作成して送付しているが、誰もその報告書を見てもいなければ、活用もしていなかったとします。その場合、活用されていないことが明らかな以上、報告書の作成・送付業務そのものが無駄な業務となっているので、Eliminate（排除）の視点でなくすということになります。また、毎週定例で会議を行ってはいるものの、そもそもその会議を行っている目的を誰も説明できなかった場合はどうでしょうか？一般的に、目的のない会議に存在意義はありませんので、Eliminate（排除）の視点で無駄となっている会議そのものをなくすということになります。
・Combine（結合）
Combine（結合）は、複数のプロセス・業務を一つにすることです。例えば、商社や卸売業ではよく見られる直送形態の取引（仕入先から得意先へ商品を直送する販売形態）の場合、売上と仕入を同時に計上する必要があります。そのため、売上の入力と仕入の入力をそれぞれ別の画面で行うのはとても非効率ですし、ミスも発生しやすくなります。このような場合は、Combine（結合）の視点で、売上・仕入を同時入力可能な機能（画面）を有する販売システムを導入することで、業務を効率化することができます。
・Rearrange（再配置）
Rearrange（再配置）は、プロセス・業務の順序、実行主体等を変えることです。例えば、現場担当者の作成した伝票に基づき、事務担当者がシステム入力する業務があったとします。その伝達内容があまりに複雑で、伝票の記載内容だけでは事足りず、事務担当は頻繁に電話やメールで現場担当に確認する必要があるとしましょう。果たして、この業務は適切に運用されていると言えるのでしょうか？Rearrange（再配置）の視点からこの業務を見てみれば、伝票の記載内容では事足りないほど複雑な内容なのであれば、それを一番知っている現場の担当者自身がシステム入力すればよいのではないか？という案が浮かぶと思います。これは、Rearrange（再配置）の視点から業務の実行主体を変える改善方法の例です。 ※余談ですが、もし本事例のようなケースに私がコンサルタントとして遭遇した場合は、そもそも伝票で表現できないほど複雑な業務になってしまっている「真の原因」を突き止め、それを簡単な方法に変更した上で標準化できないか？(この後説明するSinplify(簡素化))という観点で打ち手を検討しに行くと思います。それが何かしらの理由で解決できなかった場合（例えば、得意先との力関係でどうしても変えられない等）は、2番目の打ち手として「実行主体を変えるRearrange(再配置)」の方向で検討します。
・Simplify（簡素化）
Simplify（単純化）は、プロセス・業務を簡素化することです。例えば、管理会計制度をしっかり整備して、配賦基準も細かくしっかり決めて、精緻な部門別損益表や製品別原価管理表など、多くの経営管理レポートを整備している企業があったとします。そのようなしっかりとした管理会計制度を整備していること自体は、とても素晴らしいことです。しかし、そのレポートを作成するために、複数の経理担当者が何日間も残業して対応していたとしたらどうでしょうか？また、経営上の意思決定を行う上で、そこまで細かい粒度の分析レポートが本当に必要なのでしょうか？このような場合は、Simplify（単純化）の視点で、自社に見合った管理会計制度を定め、レポート作成業務そのものを簡素化するという対応が有効になる場合があります。本ケースの場合、簡素化によって管理粒度は粗くなるかもしれない一方で、レポート作成までの期間は短縮される可能性は高いです。したがって、タイムリーな情報に基づく意思決定の迅速化が図れるという別のメリットを享受できることになります。
３．ECRSを活用する上での注意点
業務改善を進める際に、ECRSは有効な視点ではありますが、活用する上では以下の注意点があります。
- ECRSは、すべての業務を改善できる万能ツールではありません。例えば、中小企業においては、自社が競争優位性を確立する上で、敢えて「非効率」な方法を採用している業務が存在する場合があります。このような業務に対して非効率となっている背景も理解せず、安易にECRSの視点だけで業務改善を行ってしまうと、自社の強みを損なってしまう可能性があります。
- ECRSを活用して業務改善を行う場合は、従業員の理解と協力が不可欠です。特に、業務改善を通じて自分の担当業務がなくなることに不安を感じた従業員が、業務改善に抵抗感を示し、業務改善プロジェクトに非協力的になる場合もあります。事前に業務改善の目的やメリットを従業員に説明し、きちんと合意形成を図ることが大切です。
- ECRSを活用して業務改善を行った後も、効果を継続的に検証し、必要に応じて継続的に業務を改善していくことが大切です。
４．まとめ
- 業務改善の4つの視点としてECRS（イクルス）がある
- ECRSとは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（再配置）」「Simplify（単純化）」のこと
- ECRSは業務改善の視点としては有用だが、決して万能なツールではないため、注意点を踏まえて適切な方法で活用することが大切
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