本記事では、中小企業の経営者が知っておくべき「中小企業における業務改善の進め方」について、DX専門の中小企業診断士がわかりやすく解説いたします。
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目次は以下の通りです。
- 業務改善とは？
- 中小企業における業務改善の必要性
- 業務改善の進め方
- まとめ
それでは、本編に行きましょう！
１．業務改善とは？
中小企業を取り巻く経営環境は、年々厳しさを増しています。そのような状況の中で、中小企業が生き残っていくためには、業務の効率化や生産性の向上が不可欠です。その有効な手段の一つが、業務改善です。
業務改善とは、企業の業務プロセスを見直し、無駄を省き、効率化を図ることです。業務改善を行うことで、以下のようなメリットがあります。
- コスト削減
- 生産性の向上
- 顧客満足度の向上
- 従業員のモチベーションの向上
２．中小企業における業務改善の必要性
中小企業は多くの人材を抱えているわけでもなければ、高額なITシステムにポンと投資できるほどのたくさんのお金があるわけでもはありません。そのため、業務改善を行う際には、自社が現実的に取り組める範囲で行う必要があります。
しかし、中小企業だからといって業務改善が不要というではありません。むしろ、中小企業こそ、業務改善に取り組む必要があると考えます。なぜならば、中小企業は大企業と比較して、経営資源が乏しいからです。大企業は資金力や人材力などの豊富な経営資源を活用して、業務の効率化や生産性の向上を図ることができます。しかし、中小企業は、そのような豊富な経営資源を活用した打ち手を講じることはできません。そのため中小企業は、業務改善を通じて、限りある経営資源を有効に活用することにより、競争に打ち勝っていく必要があるのです。
３．業務改善の進め方
業務改善を進めるための５つのステップは、下記の通りです。
ステップ①：現状の把握
業務改善を行う第一歩は、現状の業務を把握することです。どのような業務を行っているのか、どの業務にどれくらいの時間やコストがかかっているのか等を把握します。現状をしっかりと把握することで、改善の必要性が明確になるとともに、改善の優先順位を判断することができます。現状を把握する際には、以下のようなツールが役立ちます。
- 業務フロー図
- 業務記述書
ステップ②： 課題の抽出
現状を把握したら、課題を抽出します。課題とは、現状の業務において改善の余地がある点です。課題を抽出することで、具体的な改善策を検討することができます。課題を抽出する際には、以下のポイントに注意しましょう。
- 客観的なデータに基づいて課題を抽出する
- 複数の視点から課題を抽出する
- 改善の優先順位を付ける
ステップ③： 改善策の検討
課題を抽出したら、改善策を検討します。改善策は、様々な方法を検討し、自社に最適な方法を選択します。改善策を検討する際には、コストや効果を検討することが重要です。
ステップ④：改善策の実行
改善策を検討したら、実行に移ります。実行は、計画を立て、実行状況を適切に管理することが重要です。改善策を実行する際には、以下のポイントに注意しましょう。
- 具体的な計画を立てる
- 実行状況を管理する
- 必要に応じて改善策を見直す
⑤ 効果の検証
改善策を実行したら、効果を検証します。効果を検証することで、改善策が有効かどうかを判断することができます。効果がなければ、改善策を見直す必要があります。
４．まとめ
- 中小企業が生き残っていくためには、業務の効率化や生産性の向上が不可欠であり、その有効な手段の１つとして「業務改善」がある
- 経営資源が乏しい中小企業こそ、限りある経営資源を有効活用するために業務改善に取り組む必要がある。
- 業務改善を進めるための５つのステップは、「①現状の把握」「②課題の抽出」「③改善策の検討」「④改善策の実行」「⑤効果の検証」
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