営業活動を強力にサポートするSFAですが、中小企業において「本当に必要なのか？」「CRMとの違いは？」「そもそもSFAとは何ができるのか？」とお考えの方も多いかと思います。今回は、そのSFAについて中小企業で活用する視点で徹底解説します。
１．SFAの基本概要と重要性
SFAとは、「セールス・フォース・オートメーション（Sales Force Automation）」の略で、営業支援システムとも呼ばれ、営業活動の効率化を図るためのツールです。営業における情報全般をデータとして蓄積、分析することができるシステムのことを指します。これにより、営業現場にありがちな”属人化”を回避することができ、営業を可視化することで効率よく活動を行うことが可能となります。
２．主要なSFA機能の紹介
SFAの主要な機能は、多岐にわたります。以下に具体的な機能を詳述します。
- 顧客情報管理
顧客情報管理機能では、顧客の連絡先情報、過去の履歴、コンタクト履歴などを一元管理します。これにより、営業担当者は顧客の詳細な情報に即座にアクセスでき、個別対応が可能になります。 - 営業活動管理
営業担当による営業活動の行動や結果を記録・共有する機能です。担当者の活動量、提案内容、受注率などの情報を管理・蓄積することができるため、属人化排除に役立てるだけでなく、人事評価の基準として活用することができます。 - 案件管理
営業における案件ごとの進捗状況や詳細情報を管理・共有できる機能です。案件ごとに商談の進捗度、受注見込み確度、売上金額などの情報を記録することができ、担当者の感覚に依らない、統一の判断軸で正確な情報を共有できます。 - 活動報告管理
各営業担当者の週報・日報を記録・共有する機能です。PCだけでなくスマホからも入力が可能なことが多く、あらかじめ定型化されたフォーマットに入力するだけで報告業務を完了することができるため、作業の簡略化によって煩わしい報告から解放されます。 - 予実管理・分析
現在の実績と売上の予測を管理・それによる分析を行う機能です。予算と実績を比較して目標達成率と達成状況を見ることや、営業によるデータを活用して、営業戦略や予算等リソースの使い方などの改善などを検討できます。また、定期的にレポートを作成することも可能なため、営業に関する分析に使うことが可能です。
これらの機能を活用することで、営業活動を可視化し、データに基づいた意思決定が可能となります。さらに、顧客情報を一元管理することで、営業担当者間の情報共有がスムーズに行われ、顧客対応の質が向上します。
３．SFA導入のメリットとデメリット
SFAの導入には多くのメリットがあります。まず、営業活動の標準化と効率化が進み、適切な営業方針を打ち出すことが出来るため、営業担当者のパフォーマンスが向上します。加えて、エクセルなどで煩雑な報告を行っていた営業担当者は、SFAで決められた形式の必要最低限の情報入力で完了させることができるため、営業活動の時間創出にも繋がります。また、データの一元管理により、顧客対応のスピードと質が向上し、顧客満足度が高まります。
一方で、デメリットとしては、初期導入コストやツールの選定、社内教育の負担など初期に比較的大きなコストを要することが挙げられます。また、適切に運用されない場合、期待する効果が得られない可能性もあります。そのため、教育までしっかりと行うべく導入コストを少しでも抑える方法として、補助金の活用もご検討いただくのが良いです。
４．SFAとCRMの違い：何が違うのか？
SFAとCRM（Customer Relationship Management）は、それぞれ異なる目的と機能を持つシステムのため、営業活動において使用するタイミングが異なります。SFAは、営業活動の中でも特に商談～受注・成約をサポートするためのツールです。一方、CRMは顧客との関係を管理し、長期的な顧客満足度の向上を目指します。CRMは、顧客の購買履歴や問い合わせ履歴を管理し、マーケティングやカスタマーサポートにも利用されます。両者を組み合わせて使用することで、営業活動の効率化と顧客関係の強化を同時に実現できるため、より効果的なビジネス運営が可能となります。また、マーケティングには見込み客の創出としてMAを活用することもあります。
昨今は、SFA・CRM共に機能が拡充されたことで両方の機能を持ったツールも多くありますが、その根本的な目的は異なるため、どちらの機能を重視するのか意識して導入を検討いただく必要があります。
５．SFA導入のステップと成功するためのポイント
SFAを導入するには、いくつかの重要なステップがあります。まず、現状の営業活動の流れを詳細に分析し、課題と改善点を明確にします。次に、適切なSFAツールを選定し、導入計画を立てます。この段階で重要なのは、ツールの選定にあたり、自社のニーズとツールの機能が一致しているかを確認することです。導入後は、従業員へのトレーニングを実施し、システムの使い方に慣れてもらうことが成功の鍵です。また、定期的なレビューとフィードバックを行い、システムの運用状況を常に改善していくことも重要です。成功のポイントは、明確な導入目的、継続的なサポート、そして従業員の積極的な参加です。
６．代表的なSFAツール
SFAツールは非常に多くのものが存在しますが、それぞれに特徴があります。代表的なツールとしては、Salesforce、eセールスマネージャー、Zohoなどがあります。これらのツールは機能、価格、使いやすさなどが異なるため、自社のニーズに最適なものを選ぶことが重要です。選び方としては、現状の課題と導入目的を明確にし、各ツールの特徴を比較検討することがポイントです。
そんな中、最近はサイボウズ社のkintone（キントーン）でSFAツールをを構築する事例も増えてきております。kintoneであれば、上記ツールよりも低価格で、自社専用システムが構築可能なだけでなく他のツールも一緒に作れてしまうので、費用対効果が高く非常におススメです。
特にSFA導入済みの中小企業では、機能が多すぎて使いこなせていないという悩みを多く伺っており、事前に機能とコストをしっかりと検討する必要があります。
７．まとめ
SFAを効果的に活用することで、営業活動の効率化と成果の向上が期待できます。導入を検討する際は、自社のニーズ・コストに合ったツールを選び、成功ポイントを押さえて適切に運用しましょう。
当社では、営業活動・デジタルツールに強いコンサルタントが、SFAのツール導入について現状分析からツールの選定・導入支援まで一貫対応が可能です。また、IT導入補助金や各自治体の補助金など幅広い情報から、活用できる補助金と一緒にご提案しますので、ご興味があればぜひ無料相談をご活用ください。
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